Combinar trabalho e férias em uma viagem ao exterior pode ter implicações fiscais. Foto / Getty Images
As empresas podem enfrentar o pagamento de pesados impostos sobre benefícios se permitirem que os trabalhadores prolonguem as viagens de negócios com o período de férias.
E os empresários em nome individual que planejam incluir férias em suas viagens de negócios estão sendo
instados a ter cuidado com a proporção de despesas que eles podem reivindicar de volta.
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Após mais de dois anos de poucas viagens de negócios, as fronteiras foram reabertas e muitos estão viajando a trabalho novamente.
Mas Robyn Walker, sócio fiscal da Deloitte, disse que há implicações fiscais para quem o faz.
Na semana passada, a Receita Federal emitiu orientações para aqueles que desejam viajar e fazer declarações de despesas.
Walker disse que a orientação foi projetada como uma atualização das regras, pois muitas pessoas podem ter esquecido o que são nos últimos anos.
“Acho que isso é bastante útil apenas como um lembrete para parar e pensar em torno dessas linhas de fronteira”.
Se um funcionário fizer uma viagem ao exterior a trabalho, desde que só vá para o trabalho, é direto.
As deduções do imposto de renda podem ser solicitadas para custos de viagem ao exterior se tiverem uma conexão com a renda da empresa ou o exercício de um negócio, mas sem custos de natureza privada ou doméstica.
Walker disse que as complicações surgiram se um funcionário quisesse acrescentar uma semana extra de férias.
“É quando você pode entrar em uma situação em que, se mais de 50% do tempo estiver de férias, o empregador não pagará pelo alojamento ou refeições enquanto o trabalhador estiver de férias, mas pode ser uma questão de você tenho que dizer que parte do voo foi na verdade um benefício privado que tem FBT [fringe benefit tax] nele?”
O imposto sobre benefícios marginais aumentou acentuadamente após 1º de abril do ano passado, quando a nova alíquota de 39% foi introduzida para aqueles que ganham mais de US$ 180.000.
Os benefícios marginais podem ser atribuídos a funcionários individuais e tributados a uma taxa adequada à taxa marginal de imposto do funcionário, ou então podem ser pagos a uma taxa fixa para facilitar o cálculo.
Mas a taxa fixa do FBT aumentou de 49,25% para 63,93% a partir de 1º de abril de 2021 – um forte aumento para as empresas.
Walker disse que o bom senso também deve ser levado em consideração.
Se uma pessoa estivesse indo para a Austrália para reuniões na segunda-feira, mas não conseguisse um voo na segunda de manhã e tivesse que voar no fim de semana, isso não deveria atrair impostos de benefícios adicionais em uma declaração de despesas.
“Mesmo que eles não estejam necessariamente trabalhando, isso não é um benefício privado porque se deve às opções de voos.”
Para os empresários em nome individual, o propósito de uma viagem e quanto tempo eles gastaram em negócios também foram fundamentais para o que e quanto eles poderiam reivindicar.
Num exemplo dado pelo IRD, um trabalhador independente que reservou um voo com o objetivo de ir de férias, mas decidiu vender os seus produtos ou serviços enquanto estava fora, não poderia reclamar as despesas de voo.
Em outro exemplo, uma pessoa que esteve na Europa por 42 dias, dos quais 11 foram gastos em atividades relacionadas a negócios, poderia reivindicar apenas 11/42 de todos os custos como despesa comercial.
Walker alertou que é particularmente importante que as empresas familiares tenham cuidado.
“Você pode ter todo mundo trabalhando no negócio, mas há um certo grau de dúvida em que capacidade você está indo nesta viagem de negócios? É como um funcionário trabalhando por um motivo legítimo ou é porque você é um membro da família da pessoa principal ?”
“É aí que a documentação e as evidências serão fundamentais.”
Walker disse que o ônus estava nas empresas ou trabalhadores autônomos para manter a documentação para apoiar por que as despesas eram dedutíveis.
“Você gostaria de manter uma cópia de seu diário ou um cronograma do que realmente fez em cada um daqueles dias em que esteve lá para poder justificar que foi uma despesa comercial.”
Ela previu que aqueles com reivindicações de despesas de viagem mais altas atrairiam mais escrutínio da Receita Federal.
“Se houver uma grande despesa de viagem, digamos, cinco pessoas viajando em primeira classe ao redor do mundo por um mês e registrando uma grande quantidade de despesas, parece legítimo e correto que o IRD peça suporte para justificar qual era o objetivo comercial da viagem, quem estava na viagem e quais foram seus papéis?”
Walker disse que aqueles que alegaram demais podem ter que fazer uma divulgação voluntária para corrigir sua declaração de imposto.
“Ou, dependendo do valor em dólares, você pode corrigi-lo com sua próxima declaração de imposto se for um valor pequeno, caso contrário, você precisará fazer uma divulgação voluntária ao IRD para corrigi-lo.”
Havia uma série de penalidades para aqueles que foram pegos alegando despesas que não deveriam.
“Não tomar cuidado razoável ou descuido grosseiro são provavelmente os tipos de penalidades que podem ser aplicadas nessa situação. Se você é proprietário de uma empresa, isso pode afetar sua situação fiscal pessoal.”
Para os proprietários-acionistas, declarações de despesas incorretas podem afetar sua situação fiscal pessoal.
Uma empresa pode ter uma despesa de viagem que pode ser negada como dedução, mas considerada como dividendo para o proprietário-acionista porque foi vista como uma transferência de valor.
Isso pode significar que a renda do acionista individual é maior e deve ser tributada a uma alíquota maior.
“Quando você é um empresário individual, é essa linha de fronteira entre o que é um custo pessoal e o que é um custo comercial.”
Walker disse que pedir refeições era uma área que muitas vezes era confusa para trabalhadores autônomos.
“Se você é um trabalhador autônomo, não pode reivindicar uma despesa de refeição como despesa comercial; é completamente privado na visão do IRD.”
Implicações fiscais para trabalhar no exterior
Além da questão das viagens de trabalho, Walker disse que os empregadores também podem estar enfrentando mais pressão para permitir que os funcionários trabalhem no exterior por longos períodos de tempo.
“Definitivamente, estamos vendo uma tendência de aumento nos funcionários que desejam sair de férias e trabalhar remotamente”.
Ela disse que os empregadores que pensavam sobre as implicações fiscais muitas vezes diziam aos funcionários que só podiam ir a determinados países.
“Países com os quais a Nova Zelândia tem acordo de dupla tributação. Temos um compromisso entre Nova Zelândia e Austrália ou Reino Unido, EUA, Canadá; são 40 países.”
Eles também provavelmente limitariam quanto tempo o trabalhador poderia ficar lá. “Muitas vezes pode desencadear problemas fiscais se você estiver em algum lugar por mais de 92 dias ou 183 dias – existem regras muito específicas.”
Aqueles que foram para países fora das áreas abrangidas pelo tratado fiscal podem estar sujeitos a pagar impostos tanto na Nova Zelândia quanto no país em que estavam trabalhando sobre a renda obtida enquanto lá.
As empresas que permitiram que os funcionários trabalhassem em outro país por um longo período de tempo também podem ser obrigadas a se registrar na autoridade fiscal desse país.
“Se uma empresa tem pessoas trabalhando no Reino Unido para eles de férias, isso pode desencadear, se eles estiverem lá por tempo suficiente, eles precisam se registrar no HMRC [UK tax department] como empregador e fazer impostos sobre a folha de pagamento.”
O mesmo vale para um estrangeiro que trabalha na Nova Zelândia por um longo período. Sua empresa também teria que se registrar para fazer PAYE com a Receita Federal.
“Esse é um verdadeiro aborrecimento mesquinho que as pessoas não querem.”
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